Warum Aufgaben oft so lange dauern, wie Zeit dafür vorhanden ist

Im Arbeitsalltag von Berufsschullehrkräften gibt es neben den klar definierten Unterrichtsstunden auch Aufgaben, für die kein genauer Zeitrahmen festgelegt ist. Eine Unterrichtsvorbereitung kann beispielsweise 30 Minuten, zwei Stunden oder sogar einen halben Arbeitstag in Anspruch nehmen. Auch E-Mails, Korrekturen oder organisatorische Dinge können mehr Zeit beanspruchen, wenn vorab keine feste Vorgabe für ihre Bearbeitung definiert wurde.

Genau hier setzt das Parkinsonsche Gesetz an: Steht für eine Aufgabe mehr Zeit zur Verfügung, als eigentlich notwendig wäre, kann sich das Beenden der Aufgabe entsprechend ausdehnen. Zusätzliche Zeit wird beispielsweise für weitere Überlegungen, Details oder Arbeitsschritte genutzt, die für das eigentliche Ergebnis nicht unbedingt erforderlich sind. Dadurch kann eine Aufgabe länger dauern, ohne dass das Ergebnis im gleichen Maß besser wird. 

Weniger Zeit, mehr Fokus

Das Parkinsonsche Gesetz geht auf den britischen Historiker und Autor Cyril Northcote Parkinson zurück. Er formulierte seine Beobachtung erstmals 1955 in einem Beitrag für The Economist. Sinngemäß schrieb er, dass sich eine Arbeit genau in dem Maß ausdehnt, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht. Ursprünglich bezog sich Parkinson damit vor allem auf die öffentliche Verwaltung und das Wachstum bürokratischer Strukturen. Parkinson veranschaulichte seine Beobachtung unter anderem mit einer Postkarte: Das Schreiben einer Postkarte kann – sofern viel Zeit zur Verfügung steht – einen halben Tag beanspruchen, etwa durch die Auswahl der Karte, das Formulieren des Textes und den Gang zum Briefkasten. Steht weniger Zeit zur Verfügung, kann dieselbe Aufgabe dagegen deutlich schneller erledigt werden. Das Parkinsonsche Gesetz ist dabei keine feste Regel, sondern eine zugespitzte Beobachtung. Es soll vor allem dafür sensibilisieren, den tatsächlichen Zeitbedarf einer Aufgabe kritisch zu betrachten.

Was bedeutet das für den Schulalltag?

Ein klarer und realistischer Zeitrahmen kann helfen, den Fokus auf das Wesentliche zu richten und Aufgaben innerhalb der veranschlagten Zeit abzuschließen. Vor Beginn einer Aufgabe sollte deshalb schon vorab festgelegt sein, was am Ende erreicht sein soll und welche Arbeitsschritte dafür tatsächlich notwendig sind. Bei einer Unterrichtsvorbereitung kann das beispielsweise bedeuten, zunächst das Lernziel und die dafür benötigten Materialien festzulegen sowie einen festen Zeitblock für die Vorbereitung einzuplanen. Hier kann Timeboxing unterstützen. Bei dieser Zeitmanagement-Methode wird einer Aufgabe von vornherein ein passendes Zeitfenster zugewiesen. Das schafft einen verbindlichen Rahmen und kann verhindern, dass zusätzliche Arbeitsschritte die Aufgabe immer weiter ausdehnen. Auch die ALPEN-Methode kann unterstützen, den Zeitbedarf einer Aufgabe richtig einzuschätzen und darüber hinaus ausreichend Puffer einzuplanen. Feste Bearbeitungszeiten können bei E-Mails, Korrekturen oder organisatorischen Aufgaben ebenfalls sinnvoll sein. 

Wichtig ist, dass es nicht darum geht, jede Aufgabe möglichst schnell abzuschließen. Ein zu knapp gesetzter Zeitrahmen kann nämlich dazu führen, dass wichtige Arbeitsschritte fehlen oder die Qualität leidet. Entscheidend ist daher ein angemessener Rahmen, der genug Zeit für die notwendige Arbeit lässt und zugleich einen klaren Abschluss vorgibt.