Priorisieren mit der Eisenhower-Matrix

Unterricht vorbereiten, Prüfungen korrigieren, Abstimmungen mit dem Betrieb führen, Fortbildungen besuchen oder organisatorische Aufgaben bewältigen – im Schulalltag konkurrieren viele Aufgaben um die verfügbare Zeit. Dabei besteht die Gefahr, vor allem auf Dringendes zu reagieren, während wichtige, langfristige Aufgaben liegen bleiben.
Zur besseren Priorisierung der Aufgaben können Lehrkräfte mit Hilfe der Eisenhower-Matrix arbeiten. Dieses System unterscheidet zwischen Wichtigkeit und Dringlichkeit und erleichtert so die Entscheidung, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten. 

Ursprung der Methode

Die Eisenhower-Matrix wird dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zugeschrieben. In einer Rede aus dem Jahr 1954 zitierte er einen früheren Hochschulpräsidenten mit den Worten: „I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ (deutsche Übersetzung. Ich habe zwei Arten von Problemen: die dringenden und die wichtigen. Die dringenden sind nicht wichtig, und die wichtigen sind niemals dringend.). Aus diesem Statement entwickelte sich das Grundprinzip, zwischen wichtigen und dringenden Aufgaben zu unterscheiden.
Die heute bekannte Darstellung als Vier-Felder-Matrix entstand jedoch erst später. Verbreitet wurde sie unter anderem durch den Managementberater Stephen Covey, der sie 1989 in seinem Buch „The Seven Habits of Highly Effective People“ (deutsche Übersetzung: Die sieben Wege zur Effektivität, 2018, Gabal Verlag) als Instrument des Zeitmanagements aufgriff.  

Die vier Bereiche der Eisenhower-Matrix

Aus den beiden Kriterien Wichtigkeit und Dringlichkeit ergeben sich vier Aufgabenbereiche innerhalb der Eisenhower-Matrix:  

A-Aufgaben: wichtig und dringend

Diese Aufgaben sollten unmittelbar erledigt werden. Dazu zählen beispielsweise kurzfristige Abstimmungen, die Vorbereitung einer Vertretungsstunde oder fristgebundene Korrekturen.

B-Aufgaben: wichtig, aber nicht dringend

Hierzu gehören Aufgaben, die langfristig zur Unterrichtsqualität beitragen, etwa die Überarbeitung einer Unterrichtseinheit, die Entwicklung neuer Materialien oder die Teilnahme an Fortbildungen. Für diese Aufgaben sollten feste Zeitfenster eingeplant werden, da sie langfristig zur Entlastung beitragen.

C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig

Manche Aufgaben erfordern zwar eine schnelle Reaktion, müssen aber nicht zwingend selbst übernommen werden. Organisatorische Tätigkeiten oder Routineaufgaben können (sofern möglich) delegiert oder gemeinsam im Kollegium bearbeitet werden.

D-Aufgaben: weder wichtig noch dringend

Zeitaufwendige Tätigkeiten ohne wesentlichen Nutzen sollten möglichst reduziert oder ganz gestrichen werden. Dazu gehören beispielsweise häufiges Prüfen von E-Mails oder andere Ablenkungen während der Arbeitszeit.  

Anwendung im Schulalltag

Die Eisenhower-Matrix lässt sich mit wenig Aufwand nutzen. Notieren Sie zunächst alle anstehenden Aufgaben und ordnen Sie diese einem der vier Bereiche zu. Anschließend bearbeiten Sie zuerst die wichtigen und dringenden Aufgaben, planen Zeit für wichtige, aber nicht dringende Tätigkeiten ein und prüfen, welche Aufgaben delegiert oder gestrichen werden können. Bereits wenige Minuten Planung können Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und Prioritäten bewusster zu setzen. 

Kombination mit anderen Methoden

Zudem lässt sich die Eisenhower-Matrix gut mit anderen Zeitmanagement-Methoden verbinden. Aufgaben, die geplant wurden, können beispielsweise mit der Pomodoro-Technik oder festen Zeitblöcken im Kalender bearbeitet werden. So werden Priorisierung und konzentriertes Arbeiten miteinander verknüpft.  

Grenzen der Methode

In einer psychologischen Studie von Zhu, Yang und Hsee (2018) wurde gezeigt, dass Menschen dazu neigen, dringende Aufgaben mit kurzen Fristen zu bevorzugen – auch dann, wenn diese weniger wichtig und kaum lohnend sind. Dieses als „Mere Urgency Effect“ bezeichnete Verhalten kann dazu führen, dass langfristig wichtige Aufgaben im Arbeitsalltag zu kurz kommen. Bei der Anwendung der Eisenhower-Matrix lohnt es sich daher, diesen Effekt bewusst mitzudenken und regelmäßig zu prüfen, ob dringende Aufgaben tatsächlich Priorität haben oder wichtige Vorhaben verdrängen.
Darüber hinaus lässt sich die Empfehlung, Aufgaben zu delegieren, im Schulalltag nur eingeschränkt umsetzen. Viele Lehrkräfte arbeiten eigenverantwortlich und können organisatorische oder pädagogische Aufgaben nicht einfach an andere übertragen. Fehlt die Möglichkeit zur Delegation gänzlich, können dringende C-Aufgaben die Zeit für wichtige Aufgaben sogar verdrängen. In solchen Fällen hilft die Matrix dennoch dabei, Prioritäten bewusst zu setzen und Zeitfresser zu erkennen.