Mit der 1-3-5-Methode den Arbeitstag realistisch planen

Bei Lehrkräften an beruflichen Schulen kommen täglich vielfältige Aufgaben zusammen. Eine lange To-do-Liste schafft zwar einen Überblick, kann aber schnell unübersichtlich werden. Wenn zu viele Aufgaben für einen Tag eingeplant werden, bleiben am Ende häufig Tätigkeiten offen. Hier setzt die 1-3-5-Methode an: Sie begrenzt die tägliche Aufgabenmenge bewusst und schafft damit einen überschaubaren Rahmen für eine realistische Tagesplanung.

Ein Arbeitstag in 1-3-5 Aufgaben

Für einen Arbeitstag werden eine große Aufgabe, drei mittlere und fünf kleine Aufgaben ausgewählt. Die Einteilung orientiert sich vor allem am voraussichtlichen Zeitaufwand. Eine große Aufgabe benötigt etwa zwei bis drei Stunden. Dabei handelt es sich meist um wichtige Aufgaben, die viel Konzentration erfordern und beispielsweise für die Unterrichtsplanung oder andere berufliche Vorhaben von Bedeutung sind.
Mittlere Aufgaben nehmen ungefähr eine bis zwei Stunden in Anspruch. Auch sie erfordern Zeit und Konzentration, unterstützen größere Vorhaben oder gehören zu den regelmäßig anfallenden Aufgaben des Arbeitsalltags. Dazu können beispielsweise die Korrektur von Leistungsnachweisen, die Recherche nach Unterrichtsmaterialien oder eine Absprache mit einem Ausbildungsbetrieb gehören. 
Kleine Aufgaben lassen sich dagegen meist in fünf bis fünfzehn Minuten erledigen. Dazu zählen beispielsweise das Beantworten einzelner E-Mails, eine Terminvereinbarung, das Abheften von Dokumenten oder andere kurze organisatorische Tätigkeiten. Sie eignen sich besonders für kürzere freie Zeitfenster oder Phasen, in denen weniger Konzentration zur Verfügung steht.

Was ist heute wirklich machbar?

Die 1-3-5-Methode sollte nicht als starres Schema verstanden werden. Bei einem besonders vollen Arbeitstag kann es sinnvoll sein, weniger Aufgaben einzuplanen. Unterricht, Konferenzen, Gespräche, Vertretungen oder andere feste Termine reduzieren die verfügbare Zeit. Auch ungeplante Ereignisse können den Tagesablauf verändern. Deshalb sollte bei der Auswahl der Aufgaben immer berücksichtigt werden, wie viel Arbeitszeit tatsächlich zur Verfügung steht. Eine große Aufgabe kann außerdem über mehrere Tage verteilt werden, wenn sie nicht innerhalb eines Zeitfensters von zwei bis drei Stunden abgeschlossen werden kann. Auch der Zeitpunkt der Aufgabenbearbeitung kann eine Rolle spielen. Die große Aufgabe sollte möglichst in ein längeres, störungsarmes Zeitfenster gelegt werden. Die mittleren Aufgaben können über den Tag verteilt werden, während sich kleine Aufgaben für kurze freie Zeiträume eignen. Wichtig ist auch, dass nicht jeden Tag unter allen Umständen genau neun Aufgaben vollständig erledigt werden müssen.

Nicht alles geschafft?

Bleiben am Ende des Tages Aufgaben offen, sollten diese nicht automatisch auf den nächsten Tag übertragen werden. Stattdessen kann geprüft werden, welche Aufgaben weiterhin wichtig sind und wann sie realistisch erledigt werden können. So lässt sich vermeiden, dass sich die To-do-Liste von Tag zu Tag weiter verlängert. Eine kurze Nachprüfung kann außerdem helfen, die eigene Planung mit der tatsächlichen Arbeitszeit abzugleichen: Welche Aufgaben haben mehr Zeit benötigt als erwartet? Welche konnten schneller erledigt werden? Und welche Aufgaben sind durch andere Tätigkeiten verdrängt worden? Diese Erkenntnisse können bei der Planung der nächsten Tage berücksichtigt werden. Gerade bei größeren Aufgaben kann es sinnvoll sein, diese in einzelne Arbeitsschritte aufzuteilen. Aus „Unterrichtseinheit vorbereiten“ könnten beispielsweise „Lernziele festlegen“, „Material recherchieren“ und „Arbeitsauftrag erstellen“ werden. Die einzelnen Schritte lassen sich dann gezielter planen.

Gut kombinierbar mit anderen Methoden

Die 1-3-5-Methode lässt sich gut mit anderen Zeitmanagement-Methoden verbinden. Die Eisenhower-Matrix kann zunächst dabei helfen, wichtige und dringende Aufgaben zu identifizieren. Anschließend begrenzt die 1-3-5-Methode die Anzahl der Aufgaben für den jeweiligen Tag. Die ALPEN-Methode unterstützt bei der realistischen Einschätzung des Zeitaufwands und der Planung von Pufferzeiten. Mit Timeboxing können die ausgewählten Aufgaben anschließend festen Zeitfenstern im Kalender zugeordnet werden. Für konzentrierte Arbeitsphasen innerhalb dieser Zeitfenster kann wiederum die Pomodoro-Technik eingesetzt werden.