Hohe Wirksamkeit mit der 80-zu-20-Regel

Im Arbeitsalltag sammeln sich schnell zahlreiche Aufgaben an. Nicht alle tragen jedoch im gleichen Maß zum Ergebnis bei. Manche Tätigkeiten bringen ein Vorhaben deutlich voran, andere haben eine geringere Wirkung. Das Paretoprinzip hilft bei der Einordnung der Wirksamkeit.

Was steckt hinter dem Paretoprinzip?

Das Prinzip geht auf den Ökonomen Vilfredo Pareto (1848–1923) zurück. Vereinfacht ausgedrückt bedeutet es, dass etwa 20 Prozent des Aufwands zu einem besonders großen Teil des Ergebnisses beitragen können – häufig wird dieser Anteil mit rund 80 Prozent beschrieben. Die Zahlen unterliegen dabei keiner festen mathematischen Regel. Entscheidend ist die Idee dahinter: Nicht alle Aufgaben leisten den gleichen Beitrag zum Erreichen eines Ziels. Im Zeit- und Projektmanagement wird das Paretoprinzip dazu genutzt, um besonders wirkungsvolle Aufgaben und Arbeitsschritte zu identifizieren und bei begrenzter Zeit gezielt zu priorisieren.

Was bedeutet das für den Schulalltag?

Bei der Unterrichtsvorbereitung können beispielsweise einige wenige Arbeitsschritte besonders großen Einfluss auf die Qualität einer Unterrichtseinheit haben. Dazu können die Auswahl geeigneter Lernziele, eine passende Aufgabenstellung oder die Auswahl eines geeigneten Materials gehören. Andere Tätigkeiten sind ebenfalls notwendig, haben aber einen geringeren Einfluss auf das eigentliche Lernergebnis. Auch bei organisatorischen Aufgaben kann sich eine ähnliche Verteilung zeigen. Einige Tätigkeiten tragen unmittelbar dazu bei, ein Vorhaben voranzubringen, während andere zwar Zeit beanspruchen, aber weniger zum jeweiligen Ziel beitragen.

Wie Pareto unterstützen kann

Die praktische Anwendung des Paretoprinzips beginnt mit einer einfachen Frage: Welche Aufgaben bringen das Vorhaben besonders stark voran? Dazu wird zunächst das konkrete Ziel festgelegt. Im zweiten Schritt wird eine Aufgabenliste erstellt. Dann werden die einzelnen Aufgaben hinsichtlich ihrer Wirksamkeit zum Erreichen des gesetzten Ziels abgeschätzt. Die Aufgaben mit besonders hoher Wirkung werden priorisiert und erhalten bewusst mehr Zeit und Aufmerksamkeit. Nach einiger Zeit lohnt sich ein Blick zurück, welche Aufgaben tatsächlich den größten Beitrag geleistet haben. Diese Reflexion kann dabei helfen, die eigene Priorisierung künftig besser einzuschätzen.

Vorsicht vor der 80/20-Falle

Die 80-zu-20-Regel sollte jedoch nicht als feste Vorgabe verstanden werden. Denn es lässt sich nicht für jeden Arbeitsbereich nachweisen, dass 20 Prozent der Aufgaben genau 80 Prozent der Ergebnisse erzeugen. Das Verhältnis kann je nach Situation beispielsweise auch 30/70 oder 10/90 betragen. Außerdem sollte das Paretoprinzip nicht dazu verleiten, Aufgaben nur teilweise zu erledigen oder vermeintlich unwichtige Tätigkeiten grundsätzlich wegzulassen. 

Verwaltungsaufgaben, E-Mails oder Absprachen müssen ebenfalls erledigt werden. Bei manchen Aufgaben ist es unabdingbar, dass sie komplett beendet werden, damit ein Vorhaben funktioniert. Gerade bei größeren Projekten können scheinbar kleine Arbeitsschritte für das Gesamtergebnis notwendig sein. Entscheidend ist daher nicht, Aufgaben wegzulassen, sondern die Aufgaben mit besonders hoher Wirkung zu erkennen und entsprechend zu priorisieren.

Gut kombinierbar mit anderen Methoden

Das Paretoprinzip lässt sich gut mit anderen Zeitmanagement-Methoden verbinden. Die Eisenhower-Matrix betrachtet Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Das Paretoprinzip ergänzt diese Perspektive um die Frage, welche Aufgaben besonders viel zum Ergebnis beitragen. Mit der 1-3-5-Methode lässt sich dann die tägliche Aufgabenmenge begrenzen. Die ALPEN-Methode unterstützt bei der Tagesplanung, Timeboxing bei der zeitlichen Einteilung und Pomodoro bei der konzentrierten Bearbeitung.