Getting Things Done: Mehr Überblick im Arbeitsalltag

Unterricht vorbereiten, Leistungsabfragen korrigieren, E-Mails beantworten, Absprachen treffen und nebenbei neue Materialien entwickeln: Fernab vom Klassenzimmer müssen Berufsschullehrkräften viele Aufgaben parallel erledigen. Manche müssen zu einem festen Termin fertig werden, andere können warten. Hinzu kommen spontane Einfälle und kleine Aufgaben, die leicht in Vergessenheit geraten. Wer versucht, all das im Kopf zu behalten, muss sich immer wieder daran erinnern, was noch zu tun ist.

Hier setzt die Getting-Things-Done-Methode (GTD) an. Sie wurde vom US-amerikanischen Management-Berater und Trainer David Allen entwickelt und 2001 in seinem gleichnamigen Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“ (erschienen 2001 in Piper Taschenbuch) vorgestellt. Die Grundidee: Das Gedächtnis soll nicht als Aufgabenliste dienen. Stattdessen werden alle offenen Aufgaben, Verpflichtungen und Ideen übersichtlich und systematisch gesammelt. Größere Vorhaben werden in konkrete Arbeitsschritte zerlegt, damit klar ist, womit als Nächstes begonnen werden muss.

In fünf Schritten zum Überblick

Die Methode besteht aus fünf Schritten: Sammeln, Verarbeiten, Organisieren, Durchsehen und Erledigen.

1. Sammeln 

Zunächst werden alle offenen Aufgaben, Termine, Ideen und Vorhaben in einem Notizbuch, einer digitalen Aufgabenliste oder ähnlichem festgehalten. Wichtig ist, dass neue Einfälle schnell notiert werden können und nicht im Kopf bleiben müssen. Zu Beginn der Methode kann es einige Zeit dauern, bis alle Punkte zusammengetragen wurden.

2. Verarbeiten

Neue Einträge werden regelmäßig bearbeitet, damit aus gesammelten Notizen konkrete Aufgaben oder sinnvoll abgelegte Informationen werden. Dabei wird jeder Eintrag geprüft: Worum geht es? Ist eine Aktion erforderlich? Und was ist der nächste konkrete Schritt? Allgemeine Notizen wie „Unterrichtsentwurf erstellen“ werden dazu in Teilaufgaben zerlegt, also Lernziele festlegen, geeignete Materialien und Quellen recherchieren sowie einen Arbeitsauftrag entwickeln. Ist keine Handlung erforderlich und die Information nicht relevant, kann sie gelöscht werden. Informationen, die später noch nützlich sein könnten, werden als Referenzmaterial in einer separaten Ablage gespeichert, beispielsweise in einem Ordner, einem digitalen Notizbuch oder einer strukturierten Dateisammlung. Dazu gehören interessante Fachartikel, Leitfäden oder Links zu Unterrichtsmaterialien.

Ideen und Vorhaben, die vielleicht irgendwann umgesetzt werden könnten, aktuell aber nicht weiterverfolgt werden, kommen auf eine Wiedervorlage-Liste, auch „Vielleicht/Irgendwann“-Liste genannt. Sie kann auf Papier oder digital geführt werden. Beispiele dafür sind das Ausprobieren eines digitalen Tools und das Testen einer neuen Zeitmanagement-Methode. Bei der regelmäßigen Durchsicht wird geprüft, ob einzelne Vorhaben inzwischen wieder interessant sind und umgesetzt werden sollen.

3. Organisieren 

Nach der Verarbeitung erhält jeder Eintrag seinen passenden Platz. In der klassischen GTD-Methode gibt es verschiedene Listen und Ablageorte. Zu den wichtigsten gehören: 
 

• Aktionsliste: Hier stehen die nächsten konkreten Arbeitsschritte, beispielsweise Materialrecherche oder die Korrektur von Leistungsabfragen. Je nach Bedarf lassen sich Aufgaben nach Bereichen oder Tätigkeiten sortieren.
• Projektliste: In dieser Liste werden Vorhaben gesammelt, für deren Abschluss mehrere Schritte notwendig sind. Dazu kann etwa die Entwicklung eines didaktischen Konzepts inklusive Unterrichtsmaterialien gehören oder die Planung einer Projektwoche sowie einer Studienfahrt. Für jedes aktive Projekt wird die nächste konkrete Handlung festgelegt und auf der Aktionsliste notiert. So bleibt klar, wie sich das Vorhaben weiter voranbringen lässt
• Kalender: Dort werden Termine und Aufgaben notiert, die an einen bestimmten Tag oder eine bestimmte Uhrzeit gebunden sind wie Absprachen mit Ausbildungsbetrieben oder Konferenzen. Aufgaben ohne festen Zeitpunkt gehören dagegen auf die Aktionsliste.
• Warten-auf-Liste: Hier werden Aufgaben festgehalten, bei denen eine Rückmeldung oder die Zuarbeit anderer Personen aussteht. So gerät beispielsweise eine noch ausstehende Rückmeldung zu einem Unterrichtsentwurf oder die Abstimmung mit Betrieben nicht aus dem Blick.
• Optional: Wiedervorlage-Liste (siehe Punkt 2.)
   

Die Aktionsliste lässt sich zusätzlich nach Kontexten sortieren, also danach, wo oder unter welchen Bedingungen eine Aufgabe erledigt werden kann. So können beispielsweise Aufgaben für die nächste Freistunde, Telefonate mit Ausbildungsbetrieben oder Arbeiten am Computer gebündelt werden. Das erleichtert die Auswahl einer passenden Aufgabe im jeweiligen Arbeitsalltag.

4. Durchsehen

Damit das System zuverlässig funktioniert, müssen die Listen regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Eine kurze tägliche Durchsicht hilft dabei, anstehende Aufgaben und Termine im Blick zu behalten. Besonders wichtig ist ein ausführlicherer Wochenrückblick. Dabei wird kontrolliert, ob alle neuen Einträge verarbeitet wurden, welche Projekte noch offen sind und welche nächsten Schritte anstehen. Auch ausstehende Rückmeldungen werden nachverfolgt. Die Wiedervorlage-Liste wird ebenfalls durchgesehen, um zu entscheiden, welche Ideen oder Vorhaben inzwischen wieder aktuell sind.

5. Erledigen 

Bei diesem Schritt geht es darum, die nächste Aufgabe auszuwählen. Dabei spielen der aktuelle Arbeitskontext, die verfügbare Zeit, die eigene Energie und die Priorität der Aufgabe eine Rolle. So lässt sich entscheiden, ob beispielsweise eine kurze E-Mail beantwortet oder ein längerer Arbeitsblock für die Unterrichtsvorbereitung genutzt wird.

GTD im Schulalltag 

Im Schulalltag wechseln sich geplante Aufgaben wie die Unterrichtsvorbereitung und das Korrigieren von Leistungsnachweisen mit ungeplanten Tätigkeiten wie spontanen Rückfragen oder kurzfristigen Absprachen ab. GTD hilft dabei, diese unterschiedlichen Anforderungen zu ordnen und den Überblick zu behalten.

Ein Beispiel: Statt ständig zwischen verschiedenen Aufgaben zu wechseln, werden zunächst alle anstehenden Punkte gesammelt und anschließend passend organisiert: Der Unterrichtsentwurf kommt auf die Projektliste. Als nächster Schritt wird festgehalten, dass die Lernziele für den Unterricht festgelegt werden müssen. Diese Notiz wandert dann auf die Aktionsliste. Der Korrekturauftrag wird ebenfalls auf der Aktionsliste notiert. Auch die Rückfrage wird in dieser Liste erfasst bzw., falls eine Antwort von einer anderen Person aussteht, auf die Warten-auf-Liste gesetzt. Die Absprache wird mit dem genauen Termin in den Kalender eingetragen. Die Idee, ein digitales Tool auszuprobieren, kommt auf die Wiedervorlage-Liste.

Bei der nächsten Durchsicht lässt sich so schnell erkennen, welche Aufgaben und Vorhaben noch offen sind und wie sie weiterbearbeitet werden können. Ergänzend bietet sich die Zwei-Minuten-Regel an: Aufgaben, die sich in weniger als zwei Minuten erledigen lassen, können direkt abgeschlossen werden, statt sie erst in das System aufzunehmen. Wichtig ist jedoch, dass dadurch konzentrierte Arbeitsphasen nicht ständig durch Kleinigkeiten unterbrochen werden.

Regelmäßige Pflege ist entscheidend

Lehrkräfte, die mit GTD arbeiten möchte, sollten sich des Aufwands für die Organisation bewusst sein. Wer mehrere Listen führt, muss sie aktuell halten und regelmäßig durchsehen. Ohne diese Pflege verliert das System schnell seinen Nutzen. Außerdem konzentriert sich GTD darauf, Aufgaben zu erfassen, zu strukturieren und den nächsten Handlungsschritt festzulegen. Welche Aufgabe am wichtigsten ist und wie sich der Arbeitstag am besten planen lässt, entscheidet die Methode nicht automatisch. Hier lässt sich GTD jedoch mit anderen Zeitmanagement-Techniken gut kombinieren: Die Eisenhower-Matrix hilft beispielsweise beim Priorisieren, während Timeboxing feste Zeitblöcke für die Bearbeitung einzelner Aufgaben reserviert.