Die 60:40-Regel: Mehr Puffer für den Arbeitsalltag

Im Arbeitsalltag von Berufsschullehrkräften ist nicht immer alles vorhersehbar: Häufig kommen zusätzliche Absprachen oder dringende organisatorische Aufgaben hinzu. Wer den Arbeitstag vollständig verplant, kann schnell unter Zeitdruck geraten, sobald etwas Ungeplantes dazwischenkommt.

Was steckt hinter der 60:40-Regel?

Die 60:40-Regel ist eine Faustregel aus dem Zeitmanagement. Sie empfiehlt, etwa 60 Prozent der verfügbaren Arbeitszeit für fest eingeplante Aufgaben zu reservieren und die übrigen 40 Prozent als Puffer freizuhalten. Diese Zeit ist für unangekündigte Aufgaben, Verzögerungen und spontane Abstimmungen vorgesehen. Die Aufteilung ist aus der ALPEN-Methode bekannt, wird aber ebenso als eigenständige Planungsregel verwendet.
Bei acht Stunden frei planbarer Arbeitszeit bedeutet das beispielsweise, knapp fünf Stunden für konkrete Aufgaben einzuplanen. Gut drei Stunden bleiben als zeitliche Reserve. Fallen keine zusätzlichen Aufgaben an, können weitere Tätigkeiten von der Aufgabenliste bearbeitet werden.

Wie lässt sich die Regel im Schulalltag anwenden?

Für Berufsschullehrkräfte ist es sinnvoll, zunächst feste Termine wie Unterrichtsstunden und Besprechungen zu erfassen. Anschließend lässt sich die verbleibende, frei planbare Arbeitszeit nach der 60:40-Regel aufteilen. Wer beispielsweise nach dem Unterricht noch Zeit für Korrekturen, Unterrichtsvorbereitung und organisatorische Aufgaben hat, verplant davon etwa 60 Prozent und hält den Rest für Unvorhergesehenes frei.
Dabei bietet nicht jeder Arbeitstag gleich viel Spielraum. An Tagen mit vielen Unterrichtsstunden oder Besprechungen bleibt möglicherweise nur wenig Zeit für die eigene Planung. An anderen Tagen ist mehr Flexibilität vorhanden. Die Aufteilung von 60 zu 40 Prozent sollte deshalb auch an die jeweiligen Arbeitsbedingungen angepasst werden.
Zudem dienen die Prozentzahlen nur als eine Orientierung und sollten keinesfalls als verbindlich festgelegte optimale Aufteilung gesehen werden. Entscheidend ist es, nicht die gesamte verfügbare Zeit mit Aufgaben zu füllen. Am Ende des Tages kann ein kurzer Rückblick helfen: Welche ungeplanten Aufgaben sind angefallen? Und hat der Puffer ausgereicht? Daraus lässt sich ableiten, wie viel Reserve bei der nächsten Einteilung sinnvoll ist.

Gut kombinierbar mit anderen Methoden

Die 60:40-Regel lässt sich gut mit anderen Zeitmanagement-Methoden kombinieren. Die ALPEN-Methode unterstützt beispielsweise bei der Tagesplanung, die Eisenhower-Matrix beim Priorisieren und Timeboxing bei der Einteilung konkreter Arbeitsblöcke.